ESTE ES EL INGREDIENTE CLAVE QUE NECESITAS PARA ALCANZAR LA MEJORA CONTINUA DE TU SISTEMA DE GESTIÓN Y DISFRUTAR DE TODOS SUS BENEFICIOS

Nunca mejorarás si lo haces a ciegas. Para cualquier acción de mejora que queramos emprender en nuestra vida, necesitamos conocer la situación de la que partimos y, en base a ella, definir la estrategia a seguir a fin de alcanzar la mejora deseada y finalmente, poder valorar si los esfuerzos realizados han sido eficaces.

Pongamos por ejemplo que quieres reducir el consumo de tu coche, bajar de peso o incrementar tus ahorros. Es obvio que en primera instancia debes conocer desde que punto partes (el consumo que tienes en ese momento, tu peso actual o la cantidad acumulada en tu cuenta bancaria) e identificar aquellos parámetros sobre los que puedes actuar y que son responsables de la situación de salida (tu modelo de coche, tu forma de conducir, lo que comes y como lo comes, tus gastos inevitables y tus gastos superfluos o prescindibles). Sólo así podrás marcar la meta a la que quieres llegar, las acciones que puedes/debes implementar para llegar a ese objetivo marcado y, unas vez ejecutadas, valorar si éstas han sido tan efectivas como pensabas.

Traslademos ahora esto a la gestión en las empresas y en concreto a los Sistemas de Gestión (ya sea Calidad, Prevención, Medio Ambiente u otros). La situación es la misma. ¿Cómo definir qué es lo que hay que hacer para mejorar esa gestión? ¿Cómo saber si la gestión que realizamos va por el buen camino? ¿Cómo identificar aquello en lo que tenemos que mejorar? ¿Cómo determinar la eficacia de nuestro sistema? ¿Cómo ser eficientes en nuestra gestión?….

¿Cómo obtener los máximos beneficios de la gestión que realizamos?

Mejora Ambiental

Sólo teniendo la foto del “De Dónde partimos” y la del “A dónde llegamos” podemos dar respuesta a todas esas preguntas. Si no conocemos en que situación nos encontramos, difícilmente tomaremos una buena decisión y no sabremos a dónde queremos llegar, ni si hemos llegado.

La herramienta mágica que te aportará toda esa información y que te guiará hacia un camino constante de mejora es la MEDICIÓN.

MEDIR es indispensable para realizar una buena gestión, para planificar tus acciones y poder supervisarlas y controlarlas eficazmente.

Un sistema de medición de Indicadores de Desempeño es una herramienta fundamental para ese fin.

Es la herramienta que nos va a permitir sacar esas “fotos” y que dará respuesta a esos interrogantes, haciendo que nuestro sistema de gestión no evolucione a ciegas.

Dentro de los posibles indicadores que podamos manejar, un KPI (Key Performance Indicator, o Indicador Clave de Desempeño) será aquel indicador fundamental y más representativo del proceso que queramos analizar. Los KPIs son métricas que nos ayudan a identificar el rendimiento de una determinada acción o estrategia

EL PODER DE LA MEDICIÓN

El mercado actual, altamente competitivo, impone a las empresas trabajar con procesos cada vez más eficientes, que aporten más valor a sus clientes. Para conseguir esa mayor eficiencia es indispensable identificar constantemente oportunidades de mejora en nuestros procesos y actuar para implementar esas mejoras.

Para identificar con la mayor objetividad posible en qué grado nuestras acciones están contribuyendo o perjudicando a la consecución de los objetivos de mejora, los indicadores de desempeño se hacen imprescindibles.

Con frecuencia digo que cuando se puede medir y expresar con números aquello sobre lo cual se está hablando, se sabe algo del tema; pero cuando no se puede medir, es decir, cuando no es posible expresarlo con números, el conocimiento es insuficiente” William Thomson Kelvin (1824-1907)

Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar.

Los Key Performance Indicator son indicadores clave de la empresa, por consiguiente no podemos caer en el error de querer medirlo todo, hay que aprender a descartar aquellos que no sean relevantes para nuestros propósitos.

LO QUE LA MEDICIÓN APORTARÁ A TU GESTIÓN

  • Te ayudará a tomar decisiones fundamentadas en realidades, no en suposiciones o intuiciones.
  • Te permitirá conocer la eficiencia de las acciones que emprendas.
  • Te indicará si estás en el camino correcto o no en tu gestión.
  • Podrás identificar fácilmente opciones de mejora y los puntos débiles de tu gestión actual.
  • Sabrás, en tiempo real, que pasa en el sistema de gestión de tu empresa. Si éste es eficiente o no.
  • Es una ayuda indispensable para interpretar lo que está ocurriendo.
  • Podrás tomar medidas en cuanto las variables se salgan de los límites establecidos.
  • Te ayudará a determinar la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.
  • Te aportará valiosa información acerca de la tendencia histórica de tu gestión y la productividad de ésta a través del tiempo.
  • Servirá para direccionar o re-direccionar planes de actuación.
  • Impedirá que existan subjetividades o dobles interpretaciones en tu sistema de gestión.
  • Reflejará inequívocamente en qué lugar te encuentras con respecto a tus objetivos y la eficiencia de tu gestión.
  • Proporcionará las bases del desarrollo estratégico de tu organización y de la mejora focalizada.

Los indicadores son necesarios para poder mejorar.

TENLO EN CUENTA A LA HORA DE ELEGIR TUS INDICADORES…

A la hora de implementar el sistema de indicadores, es sumamente importante que esto se haga bien. Para ello es necesario:

  • Conocer perfectamente nuestro proceso
  • Que la forma de cálculo esté claramente definida
  • Cuantificar los datos de una manera única
  • Que estén identificados los responsables de su medición y la periodicidad de ésta
  • Definir nuestro objetivo o valor de referencia
  • Conocer, de la mejor manera posible, su variabilidad estadística
  • Determinar metas de control para cada indicador
  • Implementar un sistemas de reportes de resultados que sea accesible a las personas que necesiten dicha retroalimentación
  • Deben medirse durante lapsos de tiempo previamente definidos y estar asociados a unas unidades de medida específicas

COMO DEBEN SER LOS INDICADORES

Hay una serie de condiciones que deben de reunir los indicadores para que sean realmente esa herramienta clave de mejora.

No se trata de medir “a loco”, y establecer indicadores sin ton ni son. Cada indicador que establezcamos debe estar bien pensado y debe satisfacer cómo mínimo los siguientes atributos para que nos aporte información válida:

MEDIBLE: debe poder medirse para que pueda ser intercomparable. Esto significa que la característica descrita debe ser cuantificable y sus valores se expresen normalmente a través de un dato numérico o de un valor de clasificación.

ENTENDIBLE: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.

CONTROLABLE: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.

RELEVANTE: para la gestión, es decir, que aporte información imprescindible para informar, controlar, evaluar y tomar decisiones.

REPRESENTATIVO: tener una relación lo más directa posible sobre el concepto valorado con objeto de ser fiel al criterio a medir.

INEQUÍVOCO: que no permita interpretaciones contrapuestas. El cálculo que se realice a partir de las magnitudes observadas no puede dar lugar a ambigüedades y debe ser auditable

PRECISO: su margen de error debe ser aceptable.

PERTINENTE: adecuado a lo que se pretende medir.

ACCESIBLE: su obtención debe tener un costo aceptable y ser fácil de calcular e interpretar.

SENSIBLE: La medida del indicador tiene que ser lo suficientemente eficaz para identificar variaciones pequeñas. Debe construirse con una calidad tal, que permita automáticamente identificar cambios en la bondad de los datos.

TEMPORAL: debe poder medirse en el tiempo y hacer seguimiento de su evolución, es decir, debe estar disponible cuando se lo requiera bajo las mismas condiciones. Por ejemplo podemos querer medir a diario, de forma semanal, mensual o anual.

LOS INDICADORES EN LA GESTIÓN AMBIENTAL

En la nueva ISO 14001:2015 se hace mayor hincapié en la necesidad de disponer de indicadores para medir el desempeño ambiental de la organización. De hecho, es la primera versión de la norma en la que se utiliza este término, el cual ya aparece explícitamente en el apartado de definiciones de “Términos relacionados con la evaluación del desempeño y con la mejora”:

3.4.7 Indicador: Representación medible de la condición o el estado de las operaciones, la gestión, o las condiciones) y en la que se plantea la idoneidad de medir el desempeño ambiental  mediante el uso de indicadores.

Con la revisión de la Norma ISO 14001 se amplía la visión de la organización a no sólo buscar la mejora del sistema, sino la mejora del desempeño ambiental, proponiendo directamente el uso de indicadores para medir los resultados y realizar el seguimiento de ese desempeño.

Con independencia de lo especificado en el estándar, la Gestión ambiental, como proceso que es en una empresa, al igual que otros procesos, precisa ser medido para ser controlado, dirigido y mejorado.

Medir es eficiencia también en la gestión ambiental. Las mediciones acertadas de nuestra gestión, y en el momento oportuno, nos evitarán costes innecesarios y nos conducirán hacia direcciones más correctas en el desarrollo acciones, facilitando la toma de decisiones.

Sin medición no es posible gestionar.

Sin embargo, a pesar de la importancia de la medición, efectuar mediciones no es tan frecuente como debiera, y mucho menos en gestión ambiental (ya te lo contaba en EL VALOR DEL SEGUIMIENTO Y LA MEDICIÓN. REIVINDICANDO LA IMPORTANCIA DE UN PROCEDIMIENTO)

La ausencia de sistemas de información con base en indicadores relevantes está muy generalizada en esta área. Demasiado generalizada. Y es que es difícil, si no imposible, tomar decisiones correctas sin información relevante y sistematizada.

ALGUNOS EJEMPLOS DE INDICADORES AMBIENTALES

Una vez que he explicado, o al menos lo he intentado, la importancia de medir y de disponer de un buen sistema de indicadores para llevar nuestra gestión por el camino de la mejora constante, sacándole así el máximo partido a ésta y haciendo que nuestro esfuerzos obtenga su recompensa, te doy algunas ideas de indicadores que puedes incorporar en tu gestión ambiental para que te animes a medir y a descubrir la valiosa información que obtendrás haciéndolo.

Los indicadores/KPIs que puedes establecer para medir tu gestión ambiental son muchos y muy variados (exactamente igual que en otras áreas de tu organización) y la idoneidad del establecimiento de unos u otros dependerá de distintas variables como: el objeto de la medición, el proceso desarrollado en tu organización, los aspectos ambientales de ésta, el fin para el que se mide, el tipo de información que nos interesa obtener, …

Por ejemplo, si nos interesa evaluar el rendimiento de una tarea, trabajo o proceso, dentro de nuestra gestión, podemos utilizar indicadores como:

  • Tiempo medio de cierre de No Conformidades
  • Nº de Incidencias de las contratas en nuestras instalaciones
  • Grado de cumplimiento legal
  • Grado de ejecución de las acciones del Plan de Mejora
  • Cumplimiento del programa formativo
  • Incidentes ambientales por año que se han producido en nuestra empresa
  • Grado de segregación de residuos
  • Cumplimiento de determinados instructivos establecidos

Si quieres determinar la eficiencia de tus procesos (entendiéndola como la capacidad para llevar a cabo un trabajo/tarea con el mínimo de recursos), desde el punto de vista ambiental:

  • Cantidad de residuos generados por unidad de producción
  • Cantidad de materias primas consumidas por unidad de producción
  • Consumo de agua por trabajador
  • kWh consumidos por hora trabajada
  • Consumo medio anual por vehículo de nuestra flota
  • Distancia de nuestros parámetros de vertido/emisiones/ruido al límite legal (%)
  • Ratio de materias primas peligrosas consumidas en nuestro sistema productivo
  • Eficiencia del sistema de saneamiento, depuración de gases, calefacción…

La mejor forma de ilustrar la eficiencia de sistema productivo es mediante la utilización de indicadores relativos.

Los indicadores absolutos son válidos para determinar el consumo de recursos y las emisiones de nuestro proceso. Éstos nos ayudaran a la hora de visualizar la tendencia temporal y evaluar nuestro comportamiento ambiental a lo largo del tiempo:

  • Consumo absoluto de energía por mes/año
  • Consumo de materias primas, agua, combustible, papel…
  • Índices de producción por tipo de residuo por mes/año
  • Valores de nuestras emisiones atmosféricas, aguas residuales, ruido…
  • Proporción de residuos peligrosos y no peligrosos

Podemos determinar la eficacia de nuestra gestión ambiental a través de indicadores de gestión como:

  • Resultados de las auditorias (Variación en el nº de No Conformidades detectadas a lo largo del tiempo)
  • Formación del personal
  • Evaluación de los proveedores
  • Costes ambientales por año
  • Aspectos Legales y Quejas de partes interesadas
  • Resultados de la evaluación de aspectos ambientales: nº de aspectos significativos en los distintos periodos analizados
  • Tasa de residuos destinados a reciclaje
  • Grado de consecución de los objetivos de Mejora

Ya ves que la variedad de indicadores que podemos utilizar es muy amplia.

Mediante el uso de indicadores ambientales, conseguirás resumir grandes cantidades de datos en una cantidad limitada de información significativa.

Ten en cuenta también que, toda esta información que podemos obtener a través de nuestros indicadores, puede traducirse en términos de costes e ingresos, que es el lenguaje de la Alta Dirección, lo cual facilitará la puesta en valor de la gestión ambiental que desarrolles ante este foro.

Por ejemplo, la cantidad y tipo de residuos generados determina los costes de su gestión, el consumo de energía en el proceso determina el coste por concepto de energía.

Y no olvides que tan importante es medir como analizar la información obtenida en la medición.

Mide todo lo que consideres que debe ser medido, pero no olvides hacer seguimiento y valoración de la información obtenida… Tendrás así en tus manos el ingrediente clave para la Mejora Continua.

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