SOBRE LA INJUSTA “MALA FAMA” DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

ISO 9001, ISO 14001, OHSAS, EMAS, ISO 5001, ISO 22000, ISO/TS 16949, …  y otros muchos referenciales para la implantación de Sistemas de Gestión, están concebidos como herramientas para las empresas, que ayudan a mantener y mejorar los niveles de eficiencia en las distintas áreas a las que se refieren (Calidad, Medio Ambiente, PRL, Energía, Seguridad Alimentaria, …). Nos ofrecen, todas ellas, la posibilidad de trabajar mejor, ni más, ni menos.

La metodología, la sistemática, el orden, la trazabilidad, la medición, el seguimiento, … son elementos que constituyen la base de estas normas y que contribuyen claramente, y de forma decisiva, a incrementar la eficiencia y eficacia de nuestros procesos productivos.

Todas aportan útiles para reducir costes, innovar, fiabilizar nuestros productos, controlar los riesgos, mejorar el ambiente de trabajo y optimizar nuestros recursos. Todas producen ahorros y facilitan el trabajo, y sin embargo, a pesar de que nos ayudan a ser mejores, la mayor parte de las organizaciones siguen viéndolas aún, como un “marrón” que es necesario soportar para continuar en el mercado, una carga inherente al desarrollo de una actividad empresarial en la sociedad actual o, como todo lo contrario al objetivo principal de éstas, como puro papeleo que complica el trabajo en la empresa y compromete su productividad.

Llama la atención una divergencia tan pronunciada entre la concepción y la percepción. ¿Por qué un elemento creado para ayudar y mejorar acaba siendo visto como una barrera en nuestra actividad?. ¿Son los sistemas de gestión una mera cuestión de papeleo o somos nosotros mismos los que limitamos su utilidad?.

Me declaro fan incondicional de los Sistemas de Gestión, adepta de la mejora contínua, y siendo tan clara para mí la gran utilidad de estos elementos en las organizaciones, me pregunto a menudo el porqué de esta controversia, qué es lo que lleva a que se infravaloren estas, en mi opinión, preciadas y valiosas herramientas y por qué razón, siendo sus cualidades tan patentes para mí, no parece ser siempre así en el entorno empresarial.

¿Falla la herramienta, o hacemos un mal uso de ella?

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IMPLICACIÓN DE LA DIRECCIÓN…¿REALIDAD O FICCIÓN?

Ya lo comentaba en un artículo anterior (LOS TRABAJADORES, LLAVE PARA ABRIR LAS PUERTAS A LA NUEVA GESTIÓN), que cuando recae sobre ti la responsabilidad de pilotar e implementar una nueva sistemática de gestión en una organización (llámese ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, 5S, Lean, …), hay puertas importantes que hay que conseguir abrir, para lograr la máxima eficacia de ese nuevo sistema de gestión.

Hablaba en aquel momento del elemento humano de las empresas, los Trabajadores, como clave en el funcionamiento de un sistema de gestión, sin el cual, no es posible lograr el éxito de ninguna nueva herramienta que implantemos, y anticipaba, en ese mismo artículo, mi intención de dedicarle uno, a esa otra llave imprescindible para franquear las dificultades que surgen en la introducción de estos cambios, la Dirección. Hoy quiero aportar mis reflexión y opinión sobre el rol de ese estamento clave, en el funcionamiento de los sistemas.

Sin lugar a dudas, si en la organización se decide implantar un nuevo sistema de gestión en la empresa, (Calidad, Prevención, Medio Ambiente, …) el primer punto de compromiso que debemos asegurar, para garantizar su eficacia, es la implicación de la Dirección. Pero conseguir su total implicación puede convertirse es uno de los principales dolores de cabeza de los responsables de los sistemas, conscientes de que este hecho resulta imprescindible para llevar a buen puerto el proyecto.

La implicación de la Dirección es fundamental en el éxito de un sistema de gestión y su papel va más allá de decidir la implantación. Será el ejemplo para el resto de las personas implicadas. Si desde arriba se transmite un compromiso firme y tangible, la implicación de los trabajadores será también más sólida y eficaz, lo que nos permitirá contar con su participación activa en el sistema, imprescindible para hacer efectivo el cambio. Es fundamental que la Dirección de la empresa transmita claramente al resto de la organización la importancia que supone la nueva gestión.

La Dirección debe asumir y transmitir la política de Medio Ambiente que se ha propuesto, de tal manera que sea ella el motor principal, y las líneas de mando, correas de transmisión. Es la Dirección quien debe asegurar que el Sistema de Gestión implantado es acorde con los objetivos marcados, que se implantan procesos que satisfacen los requisitos legales y los de otras partes interesadas y que además, aseguren el cumplimiento de esos objetivos definidos. En su mano está proporcionar los recursos necesarios para la implantación del sistema, tomar las decisiones pertinentes en relación con la política ambiental y con los objetivos y aprobar las propuestas para la mejora del Sistema de Gestión. Será ella, quién además pilotará la revisión periódica de todo el sistema, que llevará al cumplimiento del compromiso de mejora continua adquirido.

Así, la puesta en marcha y funcionamiento de un sistema de gestión, precisa indudablemente de la implicación de la Dirección, no sólo porque sea un requisito especificado en los propios estándares (ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 9001, …), sino porque sin su compromiso no será viable ejecutar las diferentes acciones que requiere el desarrollo del sistema. Es muy importante que la Dirección de la organización esté convencida del paso que va a dar, y que sea consciente de que los beneficios llegarán, siempre y cuando, toda la organización esté remando en la misma dirección. Es indispensable que haya una verdadera implicación por parte de toda la organización, y es la Dirección la que debe proporcionar el mayor y mejor ejemplo a seguir para todo el personal. El hito que va a marcar el grado de acogimiento que alcancemos en los diferentes niveles y área de la empresa es la IMPLICACIÓN de la DIRECCIÓN.

Pero… ¿es realmente la Alta Dirección la que guía el barco de la Gestión Ambiental en las organizaciones?

LaDireccion

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ISO 14001 vs EMAS. Is that the question?

Sabemos que, cuando una organización decide acreditar su Sistema de Gestión Ambiental (SGA), tiene, fundamentalmente en Europa, dos opciones: certificar su SGA, siguiendo las directrices marcadas por el referencial UNE-EN-ISO 14001 u optar por el Reglamento EMAS. Ambas opciones no son excluyentes entre sí, y de hecho, muchas organizaciones inician su camino en la protección ambiental por medio del estándar ISO, para posteriormente avanzar un paso más con la adhesión al EMAS.

Conozco, y he trabajado con ambos referenciales en los sistemas que he implantado, lo cual me ha llevado a sacar mis propias valoraciones de cada uno de ellos. Este artículo tiene el único objetivo de plasmar mi opinión sobre estas normas, principalmente en relación al EMAS, porque creo que precisa de un mayor empuje para ocupar el lugar que merece. La experiencia de trabajar con ambos referenciales, ha hecho que me haga algunas reflexiones de las que hoy me gustaría hablar aquí. Así que, lo que pretendo desarrollar a continuación, no es más que un artículo puramente de opinión, son mis ideas, mi visión de ambos sistemas, mi punto de vista basado en la observación y en la experiencia, y que deseo compartir y someter a debate, a fin de conocer otras opiniones, otros puntos de vista y otras experiencias.

Pero antes de nada, creo que es importante hacer un poco de historia para ponerse en situación:

El Reglamento EMAS es un poco más antiguo que la ISO 14001. Hasta la publicación de la primera edición de la norma ISO 14001 en 1996, la única referencia era el Reglamento 1836/93 de Ecogestión y Ecoauditorías , que data de 1995, siendo conocido como “EMAS” (Eco-Management and Audit Scheme). Este Reglamento fue la primera referencia en Europa para la implantación de un sistema de gestión, con el objetivo de prevenir la contaminación y minimizar los efectos negativos de las organizaciones sobre el entorno. Anteriormente a él, sólo existía una norma experimental publicada en 1992 por el Reino Unido, la norma BS-7750, y en España, posteriormente, se publicaron en el año 94, dos normas, la UNE-77801 “Sistemas de Gestión Ambiental” y la UNE 77802 “Auditorías de los Sistemas de Gestión Ambiental”, que no tuvieron demasiada repercusión.

Inicialmente, el Reglamento EMAS estaba únicamente dirigido a las empresas del sector industrial, es decir, solo las industrias podían adherirse a él voluntariamente a fin de mejorar su comportamiento ambiental, y obtener un certificado europeo de cumplimiento.

En el año 2001 se publica la primera revisión del EMAS, el Reglamento 761/2001, de 19 de marzo, por el que se permite que las organizaciones se adhieran con carácter voluntario a un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales (EMAS II). Este nuevo reglamento sustituyó al Reglamento 1836/93 y sus principales cambios supusieron, por un lado, hacerlo extensible a cualquier tipo de empresa, es decir, no sólo del sector industrial, y por otro, adoptar los requisitos y terminología de la ISO 14001, manteniendo, igualmente, diferencias importantes con ella.

La última revisión del EMAS es del año 2009, cuando la Comisión Europea aprobó el EMAS III a través del Reglamento 1221/2009, de 25 de noviembre, relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales. Este nuevo reglamento derogó el Reglamento 761/2001 y entró en vigor en enero de 2011. La primera novedad que ofreció fue la ampliación de su ámbito de aplicación, dejando de ser únicamente europeo y convirtiéndose en internacional. Es lo que se conoce como EMAS “Global”, es decir, a partir de ese momento, se hizo posible que empresas que se encuentran fuera del territorio de la UE puedan registrarse en EMAS. Para ello, pueden elegir a un estado miembro como vía para conseguir el registro, y la entidad que realice la verificación deberá estar acreditada en dicho estado. Aparece así la figura de “Registro Corporativo”; esto es, una organización con distintas instalaciones, dentro o fuera de la UE, puede optar a un único registro que englobe a todos o sólo a alguno de sus centros.

 ¿Es entonces, el EMAS, el referencial para la excelencia en Gestión Ambiental?

ISO o EMAS

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LOS TRABAJADORES, LLAVE PARA ABRIR LAS PUERTAS A LA NUEVA GESTIÓN. Ideas para involucrar en la Gestión Ambiental

Cuando asumes la responsabilidad de implementar una nueva sistemática de gestión en una organización (llámese ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, 5S, Lean, …), hay puertas importantes que tienes que conseguir abrir, si quieres alcanzar la máxima eficacia de ese nuevo sistema de gestión.

A menudo se habla de la implicación de la Dirección como una de las llaves imprescindibles para franquear las dificultades que surgen en la introducción de estos cambios, y es éste un aspecto al que tengo intención de dedicarle algún artículo en este espacio, porque, es sin duda, una de las grandes vicisitudes con las que nos toca lidiar a los que nos dedicamos a esto. Pero hoy quiero centrarme en los que considero la otra llave al éxito de la implantación. Quiero centrarme en los trabajadores, el elemento humano de las empresas, clave en el funcionamiento de un sistema de gestión, sin el cual, es seguro que no conseguiremos gestionar con éxito ninguna nueva herramienta que implantemos.

La participación de los trabajadores es considerada como elemento esencial en cualquiera de esos estándares a los que nos queramos referir, sin embargo, en la práctica, en muchas organizaciones, no existe un otorgamiento real de esa relevancia que deberían tener, y a menudo, ésta queda limitada a palabras escritas en un manual, un procedimiento o cualquier otro soporte escrito, que no llega a hacerse efectiva tal cual se ha definido.

Por ejemplo, la Norma UNE-EN-ISO 9001:2008, en sus principios de Gestión de la Calidad, se refiere a las personas en los siguientes términos:“El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso e involucramiento permite que sus capacidades puedan ser utilizadas por el máximo beneficio de la Organización”

La participación de los trabajadores es también considerada esencial para un eficaz funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental (SGA), bien sea en la ISO 14001 o en el Reglamento EMAS, a fin de alcanzar mejoras ambientales permanentes y consolidar en la empresa una política ambiental que ayude a avanzar hacia modelos de producción más sostenibles.

La organización debería reconocer que la participación activa de los trabajadores es una fuerza impulsora y una condición previa para las mejoras ambientales permanentes y con éxito, y un recurso clave en la mejora del comportamiento medioambiental, así como el método correcto para asentar con éxito en la organización el sistema de gestión y auditoría medioambientales”.

Reglamento EMAS

Centrados ahora en la gestión ambiental, y más allá de los instrumentos voluntarios de gestión, es la propia normativa vigente la que determina una serie de derechos y obligaciones de los trabajadores y sus representantes en la gestión ambiental de las empresas. Porque son éstas, cuestiones de las organizaciones que afectan a los trabajadores, tanto como actores que son de la producción, como ciudadanos afectados por los impactos ambientales del desarrollo económico. Resulta, por tanto, totalmente legítimo, el interés de los trabajadores en la sostenibilidad ambiental de la empresa.

Colaborar con la dirección de la empresa para conseguir el establecimiento de cuantas medidas procuren el mantenimiento y el incremento de la productividad, así como la sostenibilidad ambiental de la empresa, si así está pactado en los convenios colectivos

Artículo 64.c del Estatuto de los Trabajadores

La implicación y participación de los trabajadores se hace fundamental para garantizar la eficacia en la implantación y funcionamiento de un SGA. Tanto la planificación, como la propia operatividad del sistema, sólo se desarrollarán de manera eficaz si contamos con la experiencia y el conocimiento de quienes más conocen el proceso productivo.

Sin motivación, no hay participación. Sin participación, no hay éxito.

Todos somos Medio Ambiente

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EL VALOR DEL SEGUIMIENTO Y LA MEDICIÓN. Reivindicando la importancia de un procedimiento

En Calidad lo tienen claro, establecer indicadores de los procesos es fundamental para la medición, el análisis y la mejora de su eficacia. Sólo lo que puede medirse es susceptible de mejorar.

En Medio Ambiente también tenemos un requisito normativo que nos hace referencia a esta necesidad:

4.5.1 Seguimiento y medición

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las características fundamentales de sus operaciones que pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente. Los procedimientos deben incluir la documentación de la información para hacer el seguimiento del desempeño, de los controles operacionales aplicables y de la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización.

La organización debe asegurarse de que los equipos de seguimiento y medición se utilicen y mantengan calibrados o verificados, y se deben conservar los registros asociados.

Sin embargo, en los Sistemas de Gestión Ambiental que he tenido la oportunidad de conocer o auditar hay un hecho común que siempre me ha llamado la atención: un procedimiento de Seguimiento y Medición escaso, limitado y sin relevancia.

No sé si este hecho es general, pero lo que habitualmente me he encontrado son procedimientos, que recogían este requisito de las normas (ISO 14001/EMAS), en los que se limitaba el seguimiento y medición realizados por la organización a describir la evaluación del cumplimiento legal, la sistemática con la que se garantizaba la calibración de equipos de medición en el caso de que se utilizasen, y poco más.

Me sorprende esta limitación pues, concibo este punto de la norma como un requisito mucho más ambicioso al que habitualmente se lleva a la práctica. Es la base fundamental sobre la que nos debemos apoyar para dar cumplimiento a uno de los principios fundamentales de los sistemas de gestión ambiental, la Mejora Continua.

Es uno de los procedimientos que debería tener más peso en nuestro sistema ya que, su definición adecuada, nos permite establecer sistemáticas que redundarán en un profundo conocimiento de nuestro sistema, en un retorno de valiosa información que nos aportará la visión que necesitamos de la evolución de nuestra gestión ambiental.

Entonces, ¿la gestión ambiental se puede medir?

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¿ACASO NO ES MEDIO AMBIENTE TODO LO QUE RELUCE?

Todo lo que fabricamos, usamos o utilizamos viene del Medio Ambiente. Agua, energía, materiales, alimentos, … todo lo extraemos del Medio Ambiente, pensando erróneamente que su generosidad no tiene fin. El coche, la casa, el sillón, la comida, el papel, el lápiz, la tablet, el ordenador, el gasoil, los aceites industriales, las materias primas (ya sea granza, chapas metálicas o hilos), … todo y todos, tienen su origen inicial en el Medio Ambiente.

Todo lo que no utilizamos, rechazamos o desechamos, acaba en el Medio Ambiente. Ruido, residuos, emisiones, vertidos, … acaban en el medio, bajo la ridícula idea de que éste lo podrá digerir todo. Las emisiones de nuestros coches, el humo de las fábricas, los embalajes de todo lo que compramos (y con el tiempo también lo que compramos), las aguas sucias de nuestros retretes o de nuestros procesos de producción, … todo, de una forma u otra, acabará en el mismo sitio, en el Medio Ambiente.

Parece lógico y natural, entonces, pensar en que el Medio Ambiente debería estar más presente en nuestras vidas de lo que en realidad está. Que, aunque sea por puro egoísmo e interés, deberíamos tenerlo más en cuenta para asegurarnos el mantenimiento de nuestro estilo de vida, de nuestro desarrollo económico, de nuestro modelo social. Aunque sea por puro espíritu de supervivencia.

Centrándonos ahora en el mundo industrial, más allá de lo que nos diga un referencial (ISO 14001 o EMAS), o una normativa reglamentaria, y siguiendo en esta línea de pensamientos, la Gestión Ambiental debería estar presente en todas las fases y áreas de nuestro proceso. Cualquiera de las tareas que desarrollamos en nuestra empresa están íntimamente ligadas al Medio Ambiente.

Cuando diseñamos un nuevo producto, tenemos que contar con que todo lo que utilicemos para su fabricación vendrá inexorablemente del Medio Ambiente. Deberíamos preocuparnos pues, de que todos estos elementos existan siempre, que no acabemos agotándolos para que siempre podamos continuar con nuestro proceso de fabricación, que no lleguen a convertirse en recursos escasos que acabarían encareciendo enormemente nuestro producto. Debería preocuparnos también, que ocurrirá con ese producto durante su uso por parte del consumidor, o cuando sea desechado a ese Medio Ambiente que nos ha ayudado a fabricarlo. Pues, todos los efectos que pueda tener en el medio, acabarán repercutiéndonos a nosotros mismos (lluvia ácida, efecto invernadero, contaminación de aguas y suelos, extinción de especies, envenenamiento del aire, destrucción de ecosistemas…)

La integración de la gestión ambiental en toda la organización deberíamos tomárnosla como una necesidad imperante, como un interés propio, y al fin y al cabo, como cuestión de lógica.

La Gestión Ambiental debe, por tanto, integrarse en todas las áreas y niveles de la empresa. Su ámbito de actuación repercutirá y estará relacionado con toda la compañía

¿Cómo interviene, entonces, la Gestión Ambiental en las diferentes áreas de la empresa?

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